國(guó)高中的時(shí)期，開(kāi)始注意并使用萬(wàn)用手札這種東西。上了大學(xué)，Palm出了第一代的PDA，我立刻買(mǎi)來(lái)使用。在國(guó)外讀書(shū)工作的時(shí)期，我用了一套叫做Quicken的軟體來(lái)管理財(cái)務(wù)。近年來(lái)，我則是以個(gè)人筆記搭配Google的云端服務(wù)作為主要的管理工具。

　　如果把個(gè)人管理分為時(shí)間和財(cái)務(wù)兩大塊，光是時(shí)間管理的部份，可用的工具就數(shù)百種，老實(shí)說(shuō)，這幾年下來(lái)，我有時(shí)也懷疑到底這些工具能幫我們多少？會(huì)不會(huì)花在「運(yùn)用工具」上的時(shí)間，比省下的時(shí)間還多？在專案管理的領(lǐng)域，我們常教導(dǎo)我們的客戶，軟體只是一項(xiàng)工具，重點(diǎn)是管理的核心精神。同樣的，我也常問(wèn)自己：「時(shí)間管理」背后的本質(zhì)到底是什么？

　　我一直有種感覺(jué)，「時(shí)間」跟「金錢(qián)」是極度相似的東西，「時(shí)間就是金錢(qián)」這句話都聽(tīng)到爛了，但當(dāng)我更深入地觀察，我發(fā)現(xiàn)有錢(qián)的人，似乎時(shí)間也比一般人多！很多名人，可能是企業(yè)家，或是明星，平常要經(jīng)營(yíng)自己的事業(yè)，出席各種公開(kāi)活動(dòng)，同一時(shí)間居然還能出書(shū)，而且書(shū)是歐洲旅游的游記！這些人怎么「美金」多，「美國(guó)時(shí)間」也多。而我們一般朝九晚五的上班族，卻「忙碌」到連帳單都沒(méi)時(shí)間繳。這中間的自由度差距真的很大。

　　有錢(qián)人靠錢(qián)來(lái)滾錢(qián)（也就是投資），所以財(cái)富可以成倍數(shù)成長(zhǎng)，這可以理解。但他們看似比一般人多的時(shí)間是怎么來(lái)的？除了跟浮士德一樣和魔鬼做交易外，一定有種類(lèi)似「時(shí)間投資」的技巧，讓他們?cè)谕瑯拥纳?，能完成更多有趣有價(jià)值的事情，甚至能「滾出」更多的自由時(shí)間。這樣的概念在我腦中很久了，但一直到最近我看了StephenR.Covey的「The7HabitsofHighlyEffectivePeople」還有Joe推薦我看的本田直之所著「杠桿時(shí)間術(shù)」，我才對(duì)這隱晦的概念有比較深刻的了解。

　　先拿錢(qián)來(lái)做比方，假設(shè)你今天中了樂(lè)透2000萬(wàn)，而眼前只有兩種選擇，一個(gè)是買(mǎi)臺(tái)藍(lán)寶堅(jiān)尼跑車(chē)，一個(gè)是買(mǎi)下一間黃金店面，今晚，你要選哪一道呢？如果有看過(guò)「富爸爸窮爸爸」這本書(shū)，根據(jù)「現(xiàn)金流」的觀念是該選擇后者。因?yàn)榛ㄍ瑯拥默F(xiàn)金，后者可以出租，會(huì)產(chǎn)生現(xiàn)金流。至于買(mǎi)跑車(chē)，雖然在資產(chǎn)負(fù)債表上也是一樣資產(chǎn)，但不會(huì)產(chǎn)生現(xiàn)金流入，反而會(huì)因折舊、保養(yǎng)、油料的因素造成現(xiàn)金流出（這剛好解釋了不少人中樂(lè)透幾年后又打回原形的原因）。

　　我們或許沒(méi)有2000萬(wàn)在手，但不論貧富，每個(gè)人擁有的時(shí)間都是一樣的，這是上天最公平的恩賜。所以時(shí)間運(yùn)用的技巧是高還是低，唯一的差別就在于你把時(shí)間「押注」在哪里。以下這個(gè)「時(shí)間管理的四個(gè)象限」是Covey在書(shū)中提出的，Joe也曾在「管理藝術(shù)(四)之主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、弭禍于無(wú)形之中」文章中提過(guò)。

　　根據(jù)Covey的說(shuō)法，世上所有要花時(shí)間的事情，都可以歸類(lèi)為四個(gè)象限中的一個(gè)。越往上代表「重要性」越高。越往左代表「急迫性」越高。我把這圖形稱作「時(shí)間押注盤(pán)」。我們每天都獲贈(zèng)24個(gè)籌碼（24小時(shí)），就看你要押哪里，押對(duì)了，手上籌碼（=可支配時(shí)間）會(huì)累積得越來(lái)越多，押錯(cuò)了，不但得不到更多的自由時(shí)間，反而會(huì)欠下「時(shí)間債」，要用未來(lái)的籌碼來(lái)還。

　　多數(shù)人的問(wèn)題在于，不管有意無(wú)意，都會(huì)把大多數(shù)的時(shí)間押在左半部的I、III象限。第一象限是又緊急又重要的事情，像是危機(jī)處理，或是追趕期限等，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是「救火」。一天到晚救火的人，會(huì)產(chǎn)生一種「英雄式的光環(huán)」：像是華爾街的交易員一般，同時(shí)夾著好幾支電話，一副大忙人的架勢(shì)。但救火的原因其實(shí)是「失火」了，我會(huì)想問(wèn)，這人為什么總是有那么多危機(jī)？第三象限是有時(shí)間性但其實(shí)不重要的事情，像電話鈴聲響起，例行會(huì)議等。我發(fā)現(xiàn)不少人在談公事時(shí)，只要電話一響，他們完全不看來(lái)電顯示就立刻接聽(tīng)。也就是說(shuō)這些人無(wú)法忽視任何「迫切」的事情，盡管那只是一通推銷(xiāo)電話。這些人向「急迫」性的I、III象限，源源不絕地推出了大量時(shí)間籌碼，這是個(gè)無(wú)止盡的循環(huán)，永遠(yuǎn)處理急事，造成的結(jié)果就是越來(lái)越忙，而且每件都是更緊急的事！

　　要擺脫越來(lái)越忙的循環(huán)，唯有「咬牙」把時(shí)間押注在第二象限，也就是雖「不緊急」但「很重要」的事情。為什么說(shuō)「咬牙」，因?yàn)楫?dāng)我們被急迫追趕時(shí)，很難挪出時(shí)間投資在這里！對(duì)，就是「投資」，第二象限是唯一會(huì)產(chǎn)生正向「時(shí)間流」的一區(qū)。進(jìn)行事前準(zhǔn)備、詳盡規(guī)劃、預(yù)防措施這些事情，雖然也很花時(shí)間，但它們會(huì)降低其他象限的比重，衍生出更多的可支配時(shí)間。就像投資理財(cái)一樣，如果把手上的錢(qián)都投資在會(huì)產(chǎn)生現(xiàn)金流的標(biāo)的，花在奢侈品的比重相對(duì)降低，自然就開(kāi)始出現(xiàn)「錢(qián)滾錢(qián)」的效益。

　　達(dá)到時(shí)間自由的關(guān)鍵不是在「節(jié)省時(shí)間」，就像要達(dá)到財(cái)務(wù)自由，關(guān)鍵也不是在「省錢(qián)」，而是要把時(shí)間投在對(duì)的象限，產(chǎn)生更多的可支配時(shí)間。我歸納出三個(gè)作法，一是「篩選重組」、二是「系統(tǒng)化」、三是「委外」。

　　「篩選重組」就是盡量舍棄第四象限（不急迫且不重要）的事情，且把第三象限（急迫但不重要）的事情集中處理。這需要一點(diǎn)自制力和規(guī)劃力。比方說(shuō)，將每天回覆Email的時(shí)間固定，中午一次、傍晚一次，而每天也隔出一段時(shí)間，留給第二象限（不急但重要），此時(shí)不接任何電話或參與會(huì)議。聽(tīng)起來(lái)好像大老板才有權(quán)力這樣做，但其實(shí)不然。平常早到公司一小時(shí)，就可以有段不被打擾的時(shí)間。另外，如果可以，特定時(shí)段讓手機(jī)靜音，或至少把Email即時(shí)提醒功能關(guān)掉，也是一種方式。

　　「系統(tǒng)化」就是建立一套機(jī)制，讓重復(fù)性的工作可以快速完成。Joe之前提過(guò)他因?yàn)椤笐小?，所以凡事都追求快速?jiǎn)潔。我的個(gè)性則是容易「厭煩」，很容易因?yàn)橹貜?fù)性的事情感到無(wú)聊。以前擔(dān)任結(jié)構(gòu)工程師時(shí)，我發(fā)現(xiàn)不管橋梁還是樓房，都會(huì)遇到計(jì)算方法相同的組件，等于每次接到一個(gè)設(shè)計(jì)案，其中都有一部分工作是重復(fù)的。我于是自作主張，將這些重復(fù)的計(jì)算寫(xiě)成標(biāo)準(zhǔn)程式，以后碰到只要直接套用即可！一開(kāi)始的確花很多時(shí)間，但這樣的系統(tǒng)完成后，后面的工作卻可以飛快地完成，錯(cuò)誤明顯降低，更重要的是其他同事都可以使用，順便把我的「無(wú)聊病」也治好了。

　　同樣的概念，我也應(yīng)用在后來(lái)的顧問(wèn)工作，我把常用的投影片分門(mén)別類(lèi)合成一個(gè)大檔案，以后針對(duì)不同的需要，我只要開(kāi)啟這的「資源庫(kù)」，這一組抽兩張，下一組抽三張，就拼成了一個(gè)新的簡(jiǎn)報(bào)檔。系統(tǒng)化的概念跟傳統(tǒng)「節(jié)省時(shí)間」的想法正好相反，反而一開(kāi)始要多花時(shí)間，但這就像一種投資，會(huì)讓你在未來(lái)生出更多的自由時(shí)間來(lái)做更有意義的事。人類(lèi)的歷史就是因?yàn)榘l(fā)展出農(nóng)牧業(yè)（系統(tǒng)化生產(chǎn)糧食），才讓大家有更多時(shí)間從事多樣的發(fā)展，造就出今日的文明。

　　「委外」指的就是把事情交給別人處理，讓自己有更多的時(shí)間專注在重要的事。要做到這點(diǎn)，有兩個(gè)最大的阻礙，一是「不想花錢(qián)」，二是「沒(méi)安全感」。

　　有句話說(shuō)：「富人用錢(qián)來(lái)買(mǎi)時(shí)間、窮人用時(shí)間來(lái)?yè)Q錢(qián)」，我常拿這句話來(lái)警惕自己。我們的上一代生活拮據(jù)，會(huì)為了省一段公車(chē)錢(qián)，多花幾十分鐘走路或轉(zhuǎn)車(chē)，主要因?yàn)殄X(qián)很少，但時(shí)間很多。不過(guò)我相信會(huì)上網(wǎng)看本篇文章的人，應(yīng)該不致于貧困至此。雖然這樣說(shuō)可能會(huì)傷到不少人，但我覺(jué)得，如果靠為了湊滿工作時(shí)數(shù)，來(lái)?yè)Q取固定薪資的生活方式，要達(dá)到財(cái)務(wù)和時(shí)間的雙重自由是非常困難的。有錢(qián)人越來(lái)越多，中產(chǎn)階級(jí)薪資卻日益縮水的趨勢(shì)，不只發(fā)生在臺(tái)灣，而是全球現(xiàn)象。

　　我漸漸學(xué)會(huì)思考自己的價(jià)值何在，進(jìn)而把大量時(shí)間投注其上。舉例來(lái)說(shuō)，家里水管壞了，即使我有能力修，我也寧愿花錢(qián)交給專業(yè)人士處理。多出來(lái)的時(shí)間就算能多讀半本好書(shū)，寫(xiě)篇短文，對(duì)我來(lái)說(shuō)更有價(jià)值。當(dāng)然，把DIY當(dāng)做個(gè)人休閑興趣又是另一回事了。

　　我想多數(shù)人都同意，一個(gè)高效率的主管，是能帶出一整個(gè)高效率的團(tuán)隊(duì)，而不是靠自己瘋狂加班以一擋百。因?yàn)橐粋€(gè)人再怎么拼命，也不可能完成一整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作量，就算他腦袋行，肝臟也不會(huì)支撐太久。但實(shí)在有不少人（多半屬于「牛人」一族）事必躬親，不放心把事情交給別人，要不就是怕別人做不好，要不就是怕自己重要性降低，總之就是欠缺踏實(shí)的「安全感」。以我自己來(lái)說(shuō)，這幾年工作和創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)讓我發(fā)現(xiàn)自己要學(xué)的東西還真不少，翻開(kāi)我的「待學(xué)科目」清單，光這兩年就包含了資料庫(kù)分析、網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、平面設(shè)計(jì)、行銷(xiāo)管理、管理會(huì)計(jì)、總體經(jīng)濟(jì)、日文……族繁不及備載。但我現(xiàn)在有了全新的想法：個(gè)人的時(shí)間精力有限，與其于什么都自己來(lái)，還不如花時(shí)間找到對(duì)的人來(lái)執(zhí)行，并且學(xué)習(xí)如何管理成果，這樣才能讓時(shí)間發(fā)揮杠桿的效果。

　　文章開(kāi)頭我們提到了各式各樣時(shí)間管理的工具，加上年底書(shū)店紛紛推出了下年度的個(gè)人手札、年歷等，讓我有感而發(fā)，整理了多年來(lái)我對(duì)時(shí)間管理的心得。我認(rèn)為應(yīng)該先建立起對(duì)時(shí)間管理的大策略與大方向，才能正確有效掌握這些工具，甚至有能力開(kāi)發(fā)出屬于自己的工具。